Al enviar un correo electrónico formal a una persona que ostenta una posición de autoridad (como su supervisor) o alguien a quien no conoce (como un cliente potencial), usted querrá comunicar su información de manera profesional.
En este artículo, le indicaremos cómo escribir un correo electrónico formal y le daremos una plantilla que puede usar y algunos ejemplos para diferentes situaciones que podrían exigirlo.
¿Qué es un correo electrónico formal?
En primer lugar: ¿qué es un correo electrónico formal? ¿Cómo comenzar y terminar un correo electrónico formal?
Podemos decir que un correo electrónico formal debe tener los siguientes elementos:
- Se envía a una persona a quien no se conoce bien, como su jefe o un cliente potencial.
- Trata un tema importante, típicamente relacionado con el trabajo.
- Usa un lenguaje profesional, desde el saludo a la despedida.
- Está claramente organizado y es fácil de leer.
Diferencias entre correos electrónicos formales e informales
Por supuesto, no todos los correos electrónicos son formales. Depende de a quién se le escribe y cómo se les habla.
Por ejemplo, digamos que le está escribiendo a un colega acerca del proyecto. En tal caso, estarán trabajando en conjunto, cosa que precisa de un nivel de comunicación totalmente diferente que el necesario para comunicarse con un cliente potencial o para anunciar su renuncia a su cargo actual.
El primero será informal, mientras que el segundo será formal.
Aquí le presentamos una tabla con un corto resumen de las diferencias entre ambos, que esperamos que le ayude a comprender mejor cómo redactar un correo electrónico formal:
| Diferencias | Correo Formal | Correo Informal |
| Público | Alguien a quien desea demostrar respeto, personas en posiciones de autoridad, personas a quienes no conoce muy bien… | Amigos, colegas, familiares, conocidos… |
| Contenido | Informativo, profesional, relacionado con el trabajo | Personal, orientado a entretenimiento |
| Edición | La gramática no es esencial (uno que otro error ortográfico no son tan graves) y puede usar jerga, abreviaturas y un tono conversacional | Más espacio para preferencias personales (un cuerpo más largo, un lenguaje más casual, etc.) |
| Ortografía y gramática | Usa las reglas gramaticales adecuadamente, sin errores ortográficos | La gramática no es esencial (uno que otro error ortográfico no es cosa grave) y puede usar jerga, abreviaturas y un tono conversacional |
Diferencias entre un correo electrónico formal y uno informal
¿Cómo redactar un correo electrónico formal? (Con plantillas y ejemplos)
Todo correo electrónico formal tiene seis partes:
- Asunto
- Saludo
- Línea de apertura
- Cuerpo
- Cierre
- Despedida
No es muy diferente de un correo electrónico informal. La diferencia es cómo se estructura todo.
Para comprender mejor cómo escribir un correo electrónico formal, aquí le ofrecemos una plantilla para usar:
(Dele un vistazo a cómo crear una plantilla de correo electrónico de manera rápida y fácil aquí)
Asunto: [Sea conciso y directo]
Saludo: Estimado [Nombre] (dele un vistazo a nuestros consejos para redactar saludos de correo electrónico)
Línea de apertura: Me llamo [su nombre]. Me llamo [explique quién es y por qué es relevante para el destinatario]. He querido escribirle hoy en atención a [explique por qué escribe]
Cuerpo: [Indique cuáles son sus intenciones y brinde un poco de información suya, así como cualquier información adicional que sea relevante manteniendo el mensaje corto y al punto]
Línea de cierre: No dude en contactarme si tiene alguna pregunta. Quedo atento a su respuesta.
Despedida: [Su despedida (por ejemplo: Atentamente,)]
[Su nombre completo]
[Su información profesional de contacto (correo electrónico, teléfono, etc.]
Ejemplos de correo electrónico formal
La plantilla antes indicada es tan solo un ejemplo que se puede usar. Depende mucho del motivo por el cual se está escribiendo a la persona y también a quién se le escribe.
A continuación, daremos un vistazo a algunos ejemplos dependiendo de la situación (todos los nombres y datos son totalmente ficticios) que le ayudarán a comprender mejor cómo comenzar y terminar un correo electrónico formal:
Correo electrónico de presentación formal
Asunto: Solicitud de empleo para el cargo de profesor de psicología
Estimado Sr. Friedman,
Me llamo Chris Perry. Le escribo en atención al cargo de profesor de psicología que he visto que está disponible en la Elk Grove High School.
He querido contactarle para solicitarle más información acerca del cargo. Quisiera saber qué cursos componen el plan de estudios y si este empleo es a tiempo parcial o en dedicación exclusiva.
Le estaría muy agradecido por cualquier información que pueda usted proporcionarme al respecto.
Si fuese posible, le agradecería si pudiese responderme a esta dirección de correo electrónico o llamarme al número telefónico indicado.
Quedo atento a sus comentarios.
Atentamente,
Chris Perry
chrisperry@email.com
(61) 483-927-376
Renuncia formal
Asunto: Notificación de renuncia
Estimado Sr. Sullivan,
Le escribo hoy para comunicarle mi renuncia como Jefe de Investigación y Desarrollo.
Estoy muy agradecido por la oportunidad de trabajar en su organización y por haber formado parte de esta durante los últimos siete años. Me ha ayudado a aprender mucho.
Por favor no dude en contactarme a esta dirección de correo electrónico para conversar acerca del tema con más detalle y para ayudarle con el proceso de hallar una persona que me reemplace.
Atentamente,
Samuel Guevara
Agradecimiento formal
(Dele un vistazo a nuestro artículo Cómo redactar un correo electrónico de seguimiento después de una entrevista para más consejos)
Asunto: Gracias por la oportunidad
Estimada Sra. Beavis,
Muchas gracias por recibirme hoy para la entrevista en relación con el cargo de diseñador en su empresa, Owlimited.
Tras haber recibido más información acerca de los valores fundamentales de su empresa, estoy aún más entusiasmado con la posibilidad de convertirme en un miembro de su equipo.
No dude en contactarme si necesita que le proporcione más información.
Saludos,
Marc Andretti
Marc.Andretti@email.com
(44) 483-927-376
Solicitud formal
Asunto: Solicitar su ayuda para el proyecto actual
Estimado Sr. Hager,
Me llamo Dave, y trabajo en Micropoint.
Le estoy contactando hoy con motivo de nuestro proyecto actual (ver archivo adjunto).
Agradecería poder contar con su asesoría y apoyo con este proyecto. ¿Sería posible que nos encontrásemos la semana próxima para conversar al respecto?
Le agradezco de antemano su cooperación en este asunto.,
Atentamente,
John Ruthen
John_Ruthen@email.com
(31) 970-016-54365
Por supuesto, estos son apenas algunos ejemplos de cómo comenzar y terminar un correo electrónico formal.
Conclusión
Hoy vemos al correo electrónico como un canal formal para comunicarnos con otra persona, pero nada nos impide considerarlo también informal.
Esto depende del tema y de la persona a la que se escribe.
Supongamos que se está comunicando con una persona a quien quiere demostrar respeto acerca de un tema importante. Saber cómo redactar un correo electrónico formal aumentará significativamente sus oportunidades de recibir una respuesta positiva.
Antes de irse, dele un vistazo a estos artículos para ayudarle a proteger mejor su privacidad y evitar errores de seguridad:
