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<\/figure>\n\n\n\nQu’est-ce que la courtoisie dans les e-mails ?<\/h2>\n\n\n\n
Dans un monde domin\u00e9 par des r\u00e9seaux sociaux rapides, chaotiques et souvent pollu\u00e9s de n\u00e9gativit\u00e9, l’id\u00e9e d’une \u00ab\u00a0courtoisie\u00a0\u00bb peut sembler d\u00e9pass\u00e9e voire risible. Mais en r\u00e9alit\u00e9, ce n’est pas le cas. Nous avons toujours besoin de rep\u00e8res pour savoir comment nous comporter, le langage \u00e0 adopter, comment nous adresser aux autres, ainsi que pour la grammaire et l’orthographe que nous devrions utiliser.<\/p>\n\n\n\n
Cela devient particuli\u00e8rement pertinent lorsque nous souhaitons adopter un ton plus formel, que ce soit envers notre employeur actuel, un futur employeur, des enseignants, des personnes en position d’autorit\u00e9, ou tout simplement des personnes que nous ne connaissons pas tr\u00e8s bien. La courtoisie dans les e-mails nous offre donc des directives pr\u00e9cises pour rendre nos messages \u00e9lectroniques plus professionnels.<\/p>\n\n\n\n
Pourquoi \u00eatre professionnel dans ses e-mails est si importante ?<\/h2>\n\n\n\n
Imaginez rencontrer une personne pour la premi\u00e8re fois en personne. Comment la jugez-vous ? G\u00e9n\u00e9ralement, cela se fait par la qualit\u00e9 de sa poign\u00e9e de main ou la fa\u00e7on dont elle vous regarde dans les yeux lors des pr\u00e9sentations. Vous attendez aussi qu’elle se l\u00e8ve si elle \u00e9tait assise, qu’elle prononce clairement son nom et qu’elle affiche un sourire, ou tout du moins qu’elle ne grimace pas.<\/p>\n\n\n\n
Et si cette personne ne faisait rien de tout cela ? Vous pourriez penser : \u00ab\u00a0Quelle impolitesse !\u00a0\u00bb ou \u00ab\u00a0Quel comportement bizarre\u00a0\u00bb, et vous n’auriez pas vraiment envie de collaborer avec elle.<\/p>\n\n\n\n
Dans le cas des e-mails, bien s\u00fbr, il n’y a ni poign\u00e9e de main ni contact visuel, et la plupart d’entre nous les r\u00e9digent assis. N\u00e9anmoins, le respect de la courtoisie appropri\u00e9e reste essentiel pour \u00eatre per\u00e7u comme professionnel et digne de l’attention de l’autre partie.<\/p>\n\n\n\n
22 R\u00e8gles et Conseils pour une \u00c9tiquette de l’E-mail Respectueuse<\/h2>\n\n\n\n
Nous avons d\u00e9j\u00e0 \u00e9voqu\u00e9 certaines r\u00e8gles d’\u00e9tiquette \u00e0 respecter lorsqu’on rencontre une nouvelle personne en face \u00e0 face, et la plupart d’entre nous les ont, on l’esp\u00e8re, assimil\u00e9es d\u00e8s l’enfance. Cependant, l’e-mail peut s’av\u00e9rer un peu plus complexe, car il n’y a g\u00e9n\u00e9ralement personne pour nous inculquer ces r\u00e8gles.<\/p>\n\n\n\n D’apr\u00e8s le groupe de recherche Radicati, sp\u00e9cialiste du march\u00e9 technologique, en 2023, on estime \u00e0 347,3 milliards le nombre d’e-mails envoy\u00e9s et re\u00e7us chaque jour. Cela signifie qu’une personne re\u00e7oit en moyenne entre 100 et 120 e-mails par jour, tandis qu’un professionnel en envoie environ 40 quotidiennement.<\/p>\n\n\n\n La majorit\u00e9 de ces e-mails sont malheureusement des spams. De plus, beaucoup d’e-mails l\u00e9gitimes finissent \u00e0 la poubelle pour une raison bien pr\u00e9cise : ils n’ont pas d’objet clairement d\u00e9fini.<\/p>\n\n\n\n L’objet d’un e-mail, c’est un peu comme son titre. Il r\u00e9sume l’essence de votre message. Vous avez sans doute lu le titre de cet article pour juger s’il valait la peine d’\u00eatre lu (nous l’esp\u00e9rons du moins). De la m\u00eame mani\u00e8re, le destinataire de votre e-mail jettera un \u0153il \u00e0 l’objet de votre message pour d\u00e9cider s’il m\u00e9rite d’\u00eatre ouvert.<\/p>\n\n\n\n Comment vous sentiriez-vous si quelqu’un vous appelait par un mauvais pr\u00e9nom ? Vous penseriez probablement que cette personne n’a pas pris la peine de vous conna\u00eetre suffisamment, et que par cons\u00e9quent, il n’y a aucune raison de lui pr\u00eater attention.<\/p>\n\n\n\n C’est une premi\u00e8re impression d\u00e9sastreuse \u00e0 donner, et il n’y a aucune excuse pour cela lors de l’envoi d’un e-mail \u00e0 quelqu’un. C’est encore plus vrai si vous voulez demander un service \u00e0 cette personne.<\/p>\n\n\n\n Par cons\u00e9quent, assurez-vous d’avoir correctement orthographi\u00e9 son pr\u00e9nom. Par exemple, les pr\u00e9noms \u00ab\u00a0Jon\u00a0\u00bb et \u00ab\u00a0John\u00a0\u00bb peuvent sembler similaires mais ne sont pas identiques, et un \u00ab\u00a0Jon\u00a0\u00bb pourrait \u00eatre l\u00e9g\u00e8rement vex\u00e9 si vous l’appelez \u00ab\u00a0John\u00a0\u00bb, et vice versa.<\/p>\n\n\n\n Il convient \u00e9galement de respecter le pr\u00e9nom de la personne dans sa forme compl\u00e8te. \u00c0 moins que vous ne sachiez, par exemple, que Jonathan pr\u00e9f\u00e8re qu’on l’appelle Jon, utilisez toujours son pr\u00e9nom en entier lorsque vous vous adressez \u00e0 lui dans votre e-mail.<\/p>\n\n\n\n Tout comme lors d’une rencontre en face \u00e0 face, une formule de politesse ad\u00e9quate est essentielle dans l’e-mail. Si une ligne d’objet claire vous permet d’attirer l’attention, une salutation professionnelle dans l’e-mail assure que l’on ne vous ferme pas imm\u00e9diatement la porte au nez.<\/p>\n\n\n\n La formule de politesse que vous utiliserez dans votre e-mail d\u00e9pendra de la situation, de la personne \u00e0 qui vous envoyez l’e-mail, de votre niveau de familiarit\u00e9 avec elle, etc. En g\u00e9n\u00e9ral, cependant, il est pr\u00e9f\u00e9rable d’utiliser l’une de ces trois formules (allant de la moins \u00e0 la plus formelle) :<\/p>\n\n\n\n Si vous envoyez un e-mail \u00e0 quelqu’un que vous ne connaissez pas (ou qui ne vous conna\u00eet pas), il n’est pas appropri\u00e9 de passer directement \u00e0 votre demande. Vous devez d’abord vous pr\u00e9senter.<\/p>\n\n\n\n Cela ne signifie pas pour autant qu’il faut raconter votre vie. Une introduction simple et concise qui d\u00e9taille qui vous \u00eates et donne quelques informations pertinentes \u00e0 votre sujet suffira avant de passer \u00e0 l’objet principal de votre e-mail.<\/p>\n\n\n\n Si vous connaissez d\u00e9j\u00e0 la personne \u00e0 qui vous \u00e9crivez, il n’est pas n\u00e9cessaire de vous pr\u00e9senter \u00e0 nouveau. Cependant, si votre derni\u00e8re rencontre remonte \u00e0 un certain temps, il pourrait \u00eatre utile de rafra\u00eechir leur m\u00e9moire en mentionnant bri\u00e8vement o\u00f9 et quand vous vous \u00eates rencontr\u00e9s pour la derni\u00e8re fois.<\/p>\n\n\n\n Personne n’a le temps de lire des explications ou des histoires interminables. Allez droit au but d\u00e8s le d\u00e9but. Votre e-mail ne devrait pas comporter plus de 3 \u00e0 5 paragraphes, en excluant la partie des salutations, chaque paragraphe ne contenant que 1 \u00e0 3 phrases courtes.<\/p>\n\n\n\n Vous respectez d\u00e9j\u00e0 ces 5 r\u00e8gles ? Parfait, passons \u00e0 des conseils plus avanc\u00e9s !<\/p>\n\n\n\n Votre e-mail devrait id\u00e9alement n’avoir qu’un seul but. Cependant, parfois, vous devrez peut-\u00eatre aborder plusieurs sujets. Si c’est le cas, au lieu d’\u00e9crire un long e-mail, essayez de r\u00e9sumer bri\u00e8vement le sujet principal de votre e-mail et de r\u00e9duire tous les sujets secondaires en points cl\u00e9s.<\/p>\n\n\n\n Chaque e-mail, qu’il soit formel ou informel, doit suivre un format ou une structure simple, comprenant 6 \u00e9l\u00e9ments cl\u00e9s :<\/p>\n\n\n\n Par ailleurs, vous devez structurer votre e-mail de mani\u00e8re \u00e0 ce qu’il soit facile \u00e0 lire et que le destinataire puisse le parcourir rapidement. Cela signifie que vous devez clairement expliquer :<\/p>\n\n\n\n Une mauvaise grammaire et orthographe peuvent nuire \u00e0 votre message, surtout si vous voulez avoir un \u00e9change professionnel avec quelqu’un. C’est pourquoi vous devez prendre le temps de relire votre e-mail pour v\u00e9rifier qu’il ne contient pas d’erreurs de grammaire ou d’orthographe avant de l’envoyer. Cela prend moins d’une minute et ne pas le faire donne une image de vous peu professionnelle et n\u00e9glig\u00e9e.<\/p>\n\n\n\n Il existe des centaines de polices de caract\u00e8res, mais elles ne sont pas toutes adapt\u00e9es \u00e0 l’usage dans un e-mail. Certaines sont tout simplement illisibles, d’autres donnent une image peu professionnelle, et d’autres encore sont trop utilis\u00e9es. En g\u00e9n\u00e9ral, voici quelques polices de caract\u00e8res adapt\u00e9es pour un e-mail :<\/p>\n\n\n\n Et voici quelques polices \u00e0 \u00e9viter :<\/p>\n\n\n\n Il est toujours important de garder un ton respectueux, car vous ne pouvez jamais \u00eatre s\u00fbr de la fa\u00e7on dont l’autre interpr\u00e9tera vos propos. C’est encore plus important dans le cas des e-mails, car l’autre personne ne peut ni entendre votre intonation ni voir votre expression faciale. M\u00eame si vous \u00eates en d\u00e9saccord avec quelqu’un, prenez une grande respiration et r\u00e9fl\u00e9chissez bien \u00e0 ce que vous allez \u00e9crire. Il n’y a pas de place pour les insultes ou les disputes par e-mail.<\/p>\n\n\n\n Ce qui peut \u00eatre dr\u00f4le pour vous ne l’est peut-\u00eatre pas pour l’autre personne, ou peut m\u00eame \u00eatre insultant. \u00c0 moins de conna\u00eetre la personne et de savoir qu’elle appr\u00e9cie votre humour, \u00e9vitez les blagues, et en particulier l’ironie, et restez s\u00e9rieux.<\/p>\n\n\n\n Il y a un moment et un lieu appropri\u00e9s pour utiliser les points d’exclamation, et vous devez \u00eatre particuli\u00e8rement attentif \u00e0 cela quand il s’agit de r\u00e9diger des e-mails.<\/p>\n\n\n\n Les \u00e9mojis sont super, mais ils n’ont pas leur place dans vos e-mails professionnels. \u00c0 moins que vous ne soyez en bons termes avec l’autre personne, gardez vos \u00e9mojis pour les chats ou les r\u00e9seaux sociaux o\u00f9 ils ont leur place.<\/p>\n\n\n\n Vous pourriez perdre votre emploi, ou votre candidature \u00e0 un poste pourrait \u00eatre refus\u00e9e. Soyons honn\u00eates, vous recevrez souvent des e-mails porteurs de mauvaises nouvelles.<\/p>\n\n\n\n Mais qu’ils soient bons ou mauvais, une bonne \u00e9tiquette de l’e-mail dicte que vous devez r\u00e9pondre \u00e0 chaque e-mail rapidement.<\/p>\n\n\n\n Pour les CC et BCC, les r\u00e8gles sont un peu diff\u00e9rentes.<\/p>\n\n\n\n Le bouton \u00ab\u00a0R\u00e9pondre \u00e0 tous\u00a0\u00bb peut vous faire gagner beaucoup de temps lorsque vous communiquez avec un groupe de personnes, surtout dans une conversation par e-mail, mais il a son moment et son lieu.<\/p>\n\n\n\n La r\u00e8gle d’\u00e9tiquette de l’e-mail pour \u00ab\u00a0R\u00e9pondre \u00e0 tous\u00a0\u00bb est tr\u00e8s simple :<\/p>\n\n\n\n Utilisez-le lorsque votre r\u00e9ponse concerne tout le monde. Si ce n’est pas le cas, restez sur des r\u00e9ponses directes.<\/p>\n\n\n\n Vous aurez souvent besoin d’introduire une autre personne dans la conversation par e-mail, autre que le destinataire \u00ab\u00a0\u00c0\u00a0\u00bb.<\/p>\n\n\n\n C’est \u00e0 cela que sert la ligne CC ou \u00ab\u00a0Copie carbone\u00a0\u00bb.<\/p>\n\n\n\n Cependant, le CC est l’une des choses les moins comprises dans l’e-mail et beaucoup de gens se trompent.<\/p>\n\n\n\n Si, par exemple, vous avez besoin d’une r\u00e9ponse directe de la personne, ou si l’e-mail ne lui est pas du tout pertinent, alors la r\u00e8gle d’\u00e9tiquette de l’e-mail est de ne pas l’ajouter en CC.<\/p>\n\n\n\n Si vous vous \u00eates d\u00e9j\u00e0 demand\u00e9 qui inclure dans la ligne CC d’un e-mail, vous serez soulag\u00e9 de savoir que la ligne BCC, \u00e9galement connue sous le nom de \u00ab\u00a0Copie carbone cach\u00e9e\u00a0\u00bb, offre un plus grand niveau de confidentialit\u00e9.<\/p>\n\n\n\n La ligne BCC est la meilleure option si vous souhaitez envoyer un e-mail \u00e0 des personnes int\u00e9ress\u00e9es par le contenu de votre e-mail mais qui souhaitent rester anonymes par rapport aux autres destinataires. Elle peut \u00eatre utile pour des situations qui impliquent une communication confidentielle ou sensible.<\/p>\n\n\n\n En utilisant la ligne BCC, l’adresse e-mail du destinataire reste cach\u00e9e aux autres destinataires, de sorte qu’ils peuvent lire et r\u00e9pondre \u00e0 l’e-mail sans r\u00e9v\u00e9ler leur identit\u00e9. Cela peut fournir un niveau suppl\u00e9mentaire de confidentialit\u00e9 et de s\u00e9curit\u00e9 pour l’exp\u00e9diteur et les destinataires.<\/p>\n\n\n\n Lorsque vous envisagez de transf\u00e9rer un e-mail, prenez d’abord soin d’informer la personne concern\u00e9e. Il est imp\u00e9ratif de faire preuve de discernement lors du transfert d’e-mails contenant des informations d\u00e9licates ou priv\u00e9es. Dans l’id\u00e9al, il serait pr\u00e9f\u00e9rable d’exclure ces informations de l’e-mail que vous transf\u00e9rez et de r\u00e9sumer le message original pour le b\u00e9n\u00e9fice du destinataire \u00e0 qui vous le transf\u00e9rez.$<\/p>\n\n\n\n Si vous devez partager le message original sans le modifier, envisagez de joindre un mail en pi\u00e8ce jointe<\/a> sous forme de fichier s\u00e9par\u00e9. Cela pr\u00e9serve l\u2019int\u00e9gralit\u00e9 du contenu tout en gardant votre nouveau message clair.<\/p>\n\n\n\n Un grand nombre de destinataires d’e-mails se montrent prudents face aux pi\u00e8ces jointes, et cela pour une raison valable : elles peuvent souvent renfermer des logiciels malveillants. Si vous adressez un e-mail \u00e0 quelqu’un, n’y ajoutez une pi\u00e8ce jointe que si cette personne s’attend \u00e0 la recevoir de votre part.<\/p>\n\n\n\n Par exemple, lors de l’envoi d’une candidature pour un emploi, il est commun et m\u00eame attendu d’y inclure votre CV ainsi qu’une lettre de motivation. De m\u00eame, votre nouvel employeur pourrait vous demander de lui transmettre votre photo de profil pour l’ajouter sur le site web de l’entreprise.<\/p>\n\n\n\n Toutes ces pi\u00e8ces jointes sont pertinentes dans ces contextes. Si la pi\u00e8ce jointe n’est ni pertinente, ni attendue, abstenez-vous de l’envoyer.<\/p>\n\n\n\n La conclusion de votre e-mail n’a pas besoin d’\u00eatre complexe. Au contraire, elle doit \u00eatre br\u00e8ve et professionnelle. L’id\u00e9e est de finir votre conversation de mani\u00e8re positive pour favoriser d’\u00e9ventuelles futures interactions. Voil\u00e0 pourquoi vous devriez pr\u00eater une attention particuli\u00e8re \u00e0 la fa\u00e7on dont vous terminez vos e-mails et \u00e0 la pr\u00e9sentation de votre signature \u00e9lectronique. Pour les formules de cl\u00f4ture, optez pour \u00ab\u00a0Cordialement\u00a0\u00bb, \u00ab\u00a0Merci\u00a0\u00bb ou \u00ab\u00a0Meilleures salutations\u00a0\u00bb et pour la signature, restez succinct, en incluant votre nom, votre fonction et vos coordonn\u00e9es.<\/p>\n\n\n\n Vous avez envoy\u00e9 un e-mail \u00e0 quelqu’un et n’avez pas eu de nouvelles apr\u00e8s un ou deux jours ? Il est vrai que la patience est une vertu, mais elle a ses limites. Votre temps est pr\u00e9cieux, tout comme celui du destinataire, et si votre e-mail avait une raison d’\u00eatre, vous attendez une r\u00e9ponse. Parfois, un petit rappel peut \u00eatre n\u00e9cessaire pour inciter \u00e0 une r\u00e9ponse. C’est l\u00e0 que l’e-mail de suivi entre en jeu.<\/p>\n\n\n\n 22. Param\u00e9trez une r\u00e9ponse automatique d’absence du bureau<\/p>\n\n\n\n Plut\u00f4t que de laisser les e-mails sans r\u00e9ponse pendant une longue p\u00e9riode, il est conseill\u00e9 de param\u00e9trer une r\u00e9ponse automatique d’absence du bureau<\/a> pour informer les gens lorsque vous \u00eates en vacances, en d\u00e9placement ou simplement hors du bureau.<\/p>\n\n\n\n Comme vous pouvez le constater, il existe de nombreuses r\u00e8gles d’\u00e9tiquette \u00e0 respecter en mati\u00e8re d’e-mail. Certaines visent \u00e0 faire une bonne premi\u00e8re ou derni\u00e8re impression, d’autres \u00e0 rendre votre e-mail professionnel, mais toutes visent un seul objectif : augmenter vos chances d’obtenir une r\u00e9ponse. En suivant ces conseils, vous disposerez d’outils pr\u00e9cieux \u00e0 chaque fois que vous souhaiterez nouer une relation avec quelqu’un tout en restant professionnel.<\/p>\n\n\n\n![\"\"](\"https:\/\/blog.mailfence.com\/wp-content\/uploads\/2023\/05\/EMAIL-ETIQUETTE-FR-1.png\")
<\/figure>\n\n\n\n1. Commencez par un objet d’e-mail explicite<\/h3>\n\n\n\n
2. V\u00e9rifiez deux fois le nom du destinataire<\/h3>\n\n\n\n
3. Commencez par une formule de politesse appropri\u00e9e<\/h3>\n\n\n\n
\n
4. Pr\u00e9sentez-vous<\/h3>\n\n\n\n
5. Allez droit au but rapidement<\/h3>\n\n\n\n
6. Quel est l’objectif de votre e-mail ?<\/h3>\n\n\n\n
7. Utilisez un format d’e-mail appropri\u00e9<\/h3>\n\n\n\n
\n
\n
8. Assurez-vous que votre grammaire est correcte<\/h3>\n\n\n\n
9. N’utilisez pas des polices de caract\u00e8res fantaisistes<\/h3>\n\n\n\n
\n
\n
10. Faites attention \u00e0 votre ton<\/h3>\n\n\n\n
11. R\u00e9servez vos blagues \u00e0 ceux que vous connaissez<\/h3>\n\n\n\n
12. Utilisez les points d’exclamation avec parcimonie<\/h3>\n\n\n\n
13. Avoid Emoji<\/h3>\n\n\n\n
14. R\u00e9pondez toujours \u00e0 vos e-mails<\/h3>\n\n\n\n
15. Sachez quand utiliser \u00ab\u00a0R\u00e9pondre \u00e0 tous\u00a0\u00bb<\/h3>\n\n\n\n
16. Soyez prudent avec le CC<\/h3>\n\n\n\n
17. Et soyez encore plus prudent avec le BCC<\/h3>\n\n\n\n
18. Proc\u00e9dez \u00e0 la transmission d’emails uniquement si cela est n\u00e9cessaire<\/h3>\n\n\n\n
19. Maniez les pi\u00e8ces jointes avec soin<\/h3>\n\n\n\n
20. Apprenez \u00e0 terminer un e-mail correctement <\/h3>\n\n\n\n
21. N’oubliez pas de faire un suivi <\/h3>\n\n\n\n
Conclusion <\/h3>\n\n\n\n