Ah, «bandeja de entrada cero», ese sueño esquivo que todos perseguimos. Es casi como llegar a la cima del Everest, salvo que el Everest no recibe más correos electrónicos cada 10 minutos. Y aunque llegar a la bandeja de entrada cero pueda parecer una fantasía, los filtros de correo electrónico pueden acercarnos bastante.
Piense en el filtrado del correo electrónico como en tus sherpas de la bandeja de entrada, que le ayudan a despejar el camino y a gestionar el flujo interminable de mensajes.
En esta guía, cubriremos todo lo que necesita saber sobre el filtrado de correo electrónico: qué es, cómo funciona, cómo crear sus primeros filtros y nuestros mejores consejos para aumentar su productividad utilizando filtros.
¿Qué es el filtrado de correo electrónico?
Lo primero es lo primero: definamos qué son los filtros de correo electrónico.
El filtrado de correo electrónico es el proceso de realizar una acción automática en un correo electrónico basándose en una regla que usted establece.
Por un lado, tenemos una regla. Ésta puede incluir criterios como la dirección del remitente, palabras concretas en el asunto o incluso la hora del día en que se envió el correo electrónico.
Por otro lado, tenemos la acción automática. Es la reacción que se desencadena cuando se cumple la regla. Por ejemplo, podría ser mover el correo electrónico a una carpeta específica. O eliminarlo directamente. O asignarle una etiqueta específica.
Veamos un ejemplo que he creado en mi cuenta de Mailfence:
En este ejemplo, he creado un único filtro llamado «Carpeta de traducciones». Este filtro me ayuda a tener organizados a los traductores que trabajan para el blog de Mailfence:
- En la sección de reglas, he establecido el parámetro lógico en «cualquiera». Esto significa que si se cumple alguna de las siguientes condiciones, se realizará la acción. A continuación, he elegido el campo «De» y he enumerado las direcciones de correo electrónico de los traductores.
- En la sección de acción , he pedido al filtro que «Mueva los mensajes a la carpeta «Traducciones».
Ahora, ¡cualquier correo electrónico que reciba de una de estas direcciones se moverá automáticamente a la carpeta «Traducciones»!
Como puede ver, el filtrado de correo electrónico le permite controlar mejor su bandeja de entrada. No sólo eso, sino que también le ahorra mucho tiempo al automatizar tareas para usted. Veamos con más detalle algunas de las ventajas del filtrado de correo electrónico.
Ventajas de utilizar el filtrado de correo electrónico
El filtrado del correo electrónico aporta una serie de ventajas:
- Ahorra tiempo: Automatizar la gestión del correo electrónico reduce el trabajo manual, lo que le permite centrarse en las tareas importantes.
- Mejora la organización: Los correos electrónicos se clasifican en carpetas o categorías relevantes, lo que ayuda a mantener limpia la bandeja de entrada.
- Reduce las distracciones: Con menos desorden, puede centrarse mejor en los mensajes esenciales.
- Aumenta la seguridad: Los filtros pueden configurarse para desviar los correos spam o phishing, protegiendo su bandeja de entrada de contenidos dañinos.
- Maximiza la productividad: Al priorizar automáticamente los correos electrónicos críticos, se asegura de que los mensajes importantes estén en primer plano.
Veamos ahora cómo crear filtros de correo electrónico en los servicios de correo más comunes.
¿Cómo creo un filtro de correo electrónico?
A continuación encontrará una guía sobre cómo crear filtros de correo electrónico en algunos de los cinco servicios de correo electrónico más utilizados.
1. Outlook
En Outlook, los filtros de correo electrónico se conocen como «Reglas». A continuación le explicamos cómo crear uno:
- Vaya a «Configuración» haciendo clic en el icono del engranaje situado en la parte superior derecha de la ventana.
- En «Correo», haga clic en «Reglas».
- Haga clic en «Añadir nueva regla».
- Asigne un nombre a tu filtro, y luego defina las condiciones de su filtro (por ejemplo, remitente, línea de asunto).
- Elija una acción, como mover el correo electrónico a una carpeta o marcarlo como importante. Luego pulse «Guardar».
Tenga en cuenta que puede añadir varias condiciones en Outlook. Sin embargo, no puede establecer un parámetro lógico como «O» entre las condiciones; por defecto, deben cumplirse todas las condiciones.
2. Gmail
Configurar filtros en Gmail es sencillo:
- Haga clic en el icono del engranaje de la parte superior derecha, en «Ver todos los ajustes».
- Seleccione «Filtros y direcciones bloqueadas».
- Haga clic en «Crear un nuevo filtro», y se abrirá una ventana.
- Defina los criterios, como el remitente o palabras concretas en el asunto.
- Haga clic en «Crear filtro» y, a continuación, seleccione qué acción quiere que se aplique (por ejemplo, archivar, etiquetar o marcar como leído).
- Pulse de nuevo «Crear filtro» para finalizar.
Tenga en cuenta que no le recomendamos utilizar Gmail ni ningún otro servicio de Google.
3. Yahoo! Mail
Para filtrar correos electrónicos en Yahoo! Mail:
- Vaya a «Ajustes» y luego a «Más ajustes».
- En «Filtros», haga clic en «Añadir nuevo filtro».
- Defina las condiciones (por ejemplo, la dirección del remitente) y la acción (por ejemplo, mover a una carpeta concreta).
- Haga clic en «Guardar» para activar el filtro.
4. Apple Mail
Crear filtros en Apple Mail:
- Vaya a «Preferencias» y luego a «Reglas».
- Haga clic en «Añadir regla» y especifique los criterios (por ejemplo, asunto o destinatario).
- Elija una acción, como mover el correo o marcarlo como leído.
- Haga clic en «Aceptar» para guardar.
5. Mailfence
Como uno de los proveedores de correo electrónico más privados y seguros, Mailfence ofrece amplias opciones de filtrado de correo electrónico. Para crear un filtro:
- Haga clic en su nombre de usuario en la parte superior derecha y seleccione «Configuración».
- En Mensajes, seleccione «Filtros».
- Haga clic en «Añadir filtro».
- Seleccione entre una amplia gama de condiciones, como remitente, destinatario, tamaño del correo electrónico o palabras clave contenidas en el cuerpo.
- Si se establecen varias condiciones, puedes elegir si deben cumplirse todas o alguna de ellas.
- Defina qué acción realizará el filtro, como mover el correo electrónico a una carpeta.
- Guarde el filtro para activarlo.
Parámetros comunes de un filtro de correo electrónico
En función del servicio de correo electrónico que utilice, los parámetros con los que puede jugar variarán. Sin embargo, vamos a cubrir los más comunes y cómo puede utilizarlos.
Tipos de normas
Las condiciones más comunes que puede establecer son:
- Asunto: ¿Contiene la línea de asunto una palabra específica? Con Mailfence, puede incluso decidir si debe haber una coincidencia exacta o no, si la línea de Asunto debe empezar o terminar con una palabra específica, etc.
- De: Condición basada en quién envió el correo electrónico.
- Para: A quién se envía el correo electrónico.
- Texto: Condición basada en el contenido del correo electrónico (puede establecer una palabra concreta o una frase completa).
- Tamaño: Condición basada en el tamaño del correo electrónico (en KB o MB).
- Todos los correos: Puede omitir este paso para que su filtro se aplique a todos los correos indiscriminadamente.
Tipos de acciones
Las acciones más comunes que puedes aplicar a un correo electrónico son:
- Mover a carpeta: La acción más común es clasificar el correo electrónico en una carpeta específica cuando se cumplen las condiciones.
- Reenviar una copia a otra dirección de correo electrónico.
- Eliminar el correo electrónico.
- Enviar una respuesta automática.
- Asignar una etiqueta.
- Marcar el correo como leído.
Hay muchos más tipos de condiciones y acciones que puede explorar en su cuenta de Mailfence para crear filtros extremadamente precisos.
7 consejos para aprovechar al máximo el filtrado de correo electrónico
Ahora que ya sabe cómo configurar los filtros, aquí tiene siete consejos para afinar su sistema y conseguir la máxima productividad.
1. Combinar filtros con carpetas
Una de las mejores formas de gestionar su bandeja de entrada es combinar filtros con carpetas. Por ejemplo, crear carpetas basadas en proyectos, clientes o tipos de correo electrónico, como boletines o recibos. A continuación, establezca filtros para dirigir automáticamente los correos electrónicos a la carpeta adecuada. Así mantendrá su bandeja de entrada despejada y le resultará más fácil encontrar mensajes concretos cuando los necesite.
2. Priorice los correos importantes
Cree filtros que marquen o muevan los correos electrónicos de alta prioridad a una carpeta separada para su atención inmediata. Por ejemplo, puede establecer filtros para correos electrónicos de su jefe, clientes específicos o mensajes que contengan palabras clave urgentes. Esto le ayuda a estar al tanto de las comunicaciones más críticas sin atascarse en las menos importantes.
3. Utilizar palabras clave en los filtros
Además de filtrar por remitente o asunto, considere la posibilidad de utilizar palabras clave para gestionar los correos electrónicos de forma más eficaz. Si a menudo recibe correos electrónicos relacionados con proyectos específicos, establezca filtros para marcar o categorizar esos correos electrónicos basándose en palabras clave específicas del proyecto. Esto ayudará a mantener organizada su bandeja de entrada y facilitará el seguimiento de las comunicaciones relacionadas con proyectos.
4. Filtrar el spam y los correos no deseados
Aunque la mayoría de los servicios de correo electrónico tienen filtros antispam incorporados, puede mejorarlos estableciendo sus propias reglas. Si recibe con frecuencia correos promocionales o boletines que ya no le resultan útiles, cree filtros para enviarlos directamente a una carpeta «Papelera» o «Spam». Esto reduce el desorden y minimiza las distracciones.
5. Organizar correos electrónicos por fecha u hora
Configurar filtros para organizar los correos electrónicos según cuándo se enviaron puede ser increíblemente útil, sobre todo si recibe muchas comunicaciones sensibles al tiempo. Por ejemplo, puede crear un filtro para mover los correos recibidos en las últimas 24 horas a una carpeta prioritaria, asegurándose de que centrarse en los correos más actuales mientras deja los más antiguos para más tarde.
6. Revisar y ajusta los filtros regularmente
A medida que evolucionan sus necesidades de correo electrónico, es importante revisar y actualizar sus filtros. Los proyectos pueden terminar, los clientes pueden cambiar y sus prioridades pueden cambiar. Cada pocos meses, revise sus filtros para asegurarse de que sigan estando adaptados a sus necesidades y modifíquelos según sea necesario para mantenerte organizado.
7. Utilizar filtros multipaso para acciones complejas
Muchas plataformas de correo electrónico permiten filtros de varios pasos, lo que significa que puede configurar una única regla para que realice varias acciones. Por ejemplo, puede querer que ciertos correos se reenvíen a un colega y luego se archiven automáticamente en una carpeta. Utilizando estos filtros más complejos, puede agilizar aún más la gestión de tu bandeja de entrada.
¡Hasta aquí esta Guía sobre el Filtrado de Correo Electrónico!
Con esto terminamos esta guía sobre el filtrado del correo electrónico. Esperamos que le haya resultado útil y que ahora pueda utilizar eficazmente los filtros de correo electrónico para aumentar su productividad.
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